Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Hyväksytty 4.1.2021

1. Rekisterinpitäjä

Arkkitehtitoimisto Linja Arkkitehdit Oy
osoite: Kansankatu 49, 90100 Oulu
y-tunnus: 2012919-4

2. Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

Marja Anttila johdon assistentti
puhelin: 044 777 1061
sähköpostiosoite: marja.anttila@linja-arkkitehdit.fi

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Linja-Arkkitehdit | Työnhakijarekisteri

Käsittelemme rekisterissä työnhakijoiden henkilötietoja.

4. Miten käytämme henkilötietoja?

Rekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Linja Arkkitehdit Oy:stä työnantajana kiinnostuneiden työntekijöiden työpaikkahakemuksia rekrytoivien esimiesten käyttöön. Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään osoitettu tai ns. avoin hakemus. Hakemukset voivat olla sisäisiä (Linja Arkkitehdit Oy:n henkilöstöltä) tai ulkoisia hakemuksia.

Rekisterinpitäjä ei tee profilointia.

5. Mitä henkilötietoja keräämme?

Rekisteröidyistä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:

  • nimi, yhteystiedot, syntymäaika
    • koulutus- ja pätevyys, erityisosaaminen
    • portfolio / työnäytteet
    • työkokemus
    • hakijan toivomuksia, esimerkiksi palkkatoivomus, haettavaa työtehtävää kohtaan
    • suosittelijoiden yhteystiedot ja mistä rekisteröity sai tiedon työpaikasta
    • dokumentteja kuten hakemus, ansioluettelo, valokuva, työ- ja opiskelutodistukset
    • muut hakuprosessin yhteydessä annetut tiedot
    • hakijan mahdollisten suosittelijoiden antamat tiedot
    • haastatteluun ja mahdolliseen soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot ja
    • mahdolliset muut hakijan itsensä antamat tiedot.

6. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Työnhakija toimittaa henkilötiedot pääsääntöisesti itse hakemuksella sekä haastatteluissa.

Mahdolliseen soveltuvuusarvioon sisältyvät tiedot hankitaan hakijalta tai yhtiön ulkopuoliselta palveluntarjoajalta työnhakijan suostumuksella. Tietoja voidaan kerätä hakijan suostumuksella myös muualta (esimerkiksi hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta).

7. Millä perusteella käsittelemme tietoja?

Henkilötietoja käsitellään työntekijän kanssa mahdollisesti tehtävää työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi työnhakijan pyynnöstä ja rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa tullakseen valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemuksen käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Jos hakija vastustaa tietojensa käsittelyä edellä mainittuihin tarkoituksiin, Linja Arkkitehdit Oy ei voi käsitellä kyseisen henkilön työhakemusta.

8. Siirretäänkö tai luovutetaanko tietoja?

Työnhakijoiden tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Linja Arkkitehdit Oy:n ulkopuolelle. Avoinna olevasta työtehtävästä riippuen tietoja voidaan luovuttaa Linja Arkkitehdit Oy:n lukuun toimiville tahoille, kuten hakijan soveltuvuusarvioinnin suorittajille.

9. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Avoimen hakemuksen tietoja säilytetään kuusi (6) kuukautta hakemuksen tekemisestä. Tiettyyn tehtävään osoitettua hakemusta säilytetään 36 kuukautta. Työnhakijan, joka tulee valituksi Linja Arkkitehdit Oy:n palvelukseen, tietojen käsittelyä jatketaan rekrytoinnin jälkeen työsuhteen perusteella. Tämä käsittely on kuvattu erillisessä työntekijöiden tietosuojaselosteessa.

11. Miten tiedot suojataan?

Digitaalisen rekisterin sisältämät tiedot on suojattu palomuurein, henkilökohtaisin käyttäjätunnuk- sin ja salasanoihin. Manuaalisesti säilytettävät tiedot ovat lukituissa kaapeissa. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan Linja Arkkitehdit Oy:n valtuuttamilla henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Linja Arkkitehdit Oy:n henkilötietoja käsittelevät yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet säilyttämään ja käsittelemään henkilötietoja tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla ja huolehtimaan niiden tietoturvallisesta käsittelystä.

12. Minkälaisia oikeuksia rekisteröidyllä työnhakijalla on?

  • Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
    • Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu. Hakija voi pyytää rekisterinpitäjältä tietojaan tarkastettavaksi tässä selosteessa kuvatulla tavalla.
  • Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)
    • Poistamme, oikaisemme tai täydennämme käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden ja vaatii henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittami- nen varmistetaan teknisin toimenpitein. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä ilmoitetaan rekisteröidylle.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
    • Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kun käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi rekisteröidyn oikeudet tai käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
  • Suostumuksen peruuttaminen
    • Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Linja Arkkitehdit Oy:lle. Suostumuksen peruuttami- nen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmu- kaisuuteen.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Mihin voi toimittaa oikeuksia koskevan pyynnön?

Rekisteriin liittyvät kyselyt ja pyynnöt voi toimittaa joko henkilökohtaisesti paikan päällä esittä- mällä henkilöllisyystodistuksen tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen toimisto@linja-arkkitehdit.fi. Pyyntö otsikoidaan aiheella ”Tietojentarkastuspyyntö”. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.

Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkastamisesta lukien.

Pyydetyt tiedot voi noutaa Linja Arkkitehdit Oy:n toimipisteestä etukäteen sovittuna aikana. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta (kuten tietojen poistamisesta) sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

14. Tietojen antamisen pakollisuus

Jos et hyväksy henkilötietojesi käsittelyä tämän tietosuojaselosteen tarkoitusten ja oikeuksien puitteissa, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti toimintamme tarkoitusta. Niinpä jos et halua, että käsittelemme tietojasi näiden periaatteiden mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

15. Voimassa oleva tietosuojaseloste

Päivitämme tähän osoitteeseen aina uusimman tietosuojaselosteen.