Asiakas-ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Hyväksytty 4.1.2021

1.  Rekisterinpitäjä

Arkkitehtitoimisto Linja Arkkitehdit Oy
osoite: Kansankatu 49, 90100 Oulu
y-tunnus: 2012919-4

2.  Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

Timo Koljonen
arkkitehti, perustajaosakas puhelin: 044 777 1022
sähköpostiosoite: timo.koljonen@linja-arkkitehdit.fi

3.  Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Linja Arkkitehdit | Asiakas- ja Markkinointirekisteri

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

4.  Miten käytämme henkilötietojasi?

Käytämme henkilötietoja

  • asiakassuhteen luomiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja seurantaan
    • viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, kehittämiseen ja seurantaan
    • asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen keräämiseen ja käsittelyyn
    • lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.

5.  Mitä henkilötietoja keräämme?

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavan kaltaisia tietoja:

  • Nimi ja titteli
    • Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite)
    • Organisaatio
    • Asiakassuhteessa syntyneet asiakkuuden hoitamiseen liittyvät tiedot
    • Asiakaspalautteet
    • Laskutustiedot
    • Suostumustiedot
    • Yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
    • IP-osoitetieto tai muu tunniste
    • Evästeiden kautta kerättävät tiedot
  • Millä sivulla henkilö on käynyt ja kuinka kauan hän on viipynyt sivustolla
    • Mitä kautta henkilö tuli sivustolle ja mitä linkkejä klikkaa
    • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
    • Muut rekisteröidyn suostumuksella kerättävät tiedot.

6.  Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Voimme kerätä yhteystietoja myös julkisista lähteistä.

7.  Millä perusteella käsittelemme tietojasi?

Asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme edustajien henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun tarjota palveluita, tehdä yhteistyötä ja/tai markkinoida palveluita.

Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös antamasi suostumuksen perusteella.

8.  Siirretäänkö tai luovutetaanko tietojasi?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään.

Tietojasi saatetaan jossain tapauksessa luovuttaa luottamuksellisesti yhteistyökumppaneillemme tai alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen toimeksiantosopimuksen nojalla. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojen tallentamiseen tarkoitetut konesali- ja pilvipalvelut, käyttämiemme IT-järjestelmien toimittajat sekä myynnin ja markkinoinnin tueksi ostetut ulkoiset palvelut.

Alihankkijamme ja yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain sovittujen, lainmukaisten tarkoitusten edistämiseksi.

9.  Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Pääsääntöisesti emme siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Käyttämämme verkkosivuston analysointipalvelu (Google Analytics) saattaa siirtää analysointitietoja EU:n ulkopuolelle. Google on kuitenkin sitoutunut Privacy Shield -järjestelyyn, joka takaa Euroopan komission hyväksymän, riittävän tietoturvan tason.

Samoin käyttämämme sosiaalisen median kanavat saattavat siirtää tietojasi EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle, mutta nekin ovat sitoutuneita Privacy Shield -järjestelyyn.

10.  Kauanko henkilötietojasi säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset.

11.  Miten tietosi turvataan?

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä palomuurein, virustorjuntaohjelmin, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietoihin pääsy on ainoastaan valtuuttamillamme henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Ilmaisemme henkilötietoja vain luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Verkkosivustomme käyttää TLS-salattua HTTPS-yhteyttä, jolloin kaikki henkilötiedot ovat sähköisessä muodossa suojattu. Selaimessa huomaat tämän vihreästä/harmaasta lukosta osoitepalkin vasemmalla puolella. Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan tietoturvallisesti.

12.  Miten käytämme evästeitä?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle / päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi (Google Analytics), sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston liikenteen seurannan avulla kehitämme verkkosivustoamme, jotta se olisi entistä parempi ja pystymme tuottamaan käyttäjille paremman käyntikokemuksen.

Kohdennamme markkinointia myös esim. Facebook Pixelin avulla.

Mikäli et halua verkkopalvelun saavan tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeet (useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen). Voit estää Google Analyticsiä keräämästä tietoja sinusta, tutustu tarkemmin tähän Googlen verkkosivustolla. Huomaa kuitenkin, että tällöin verkkopalvelu ei välttämättä toimi häiriöittä.

13.  Millaisia oikeuksia sinulla on?

  • Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
    • Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja henkilörekisteriin on sinusta tallennettu. Voit pyytää meiltä tietosi tarkastettavaksi tässä selosteessa kuvatulla tavalla.
  • Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)
    • Poistamme, oikaisemme tai täydennämme käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkaansa pitävyyden ja vaatii henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen varmistetaan teknisin toimenpitein.

      Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, ilmoitamme siitä rekisteröidylle.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
    • Sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    • Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Suostumuksen peruuttaminen
    • Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä meille. Voit peruuttaa suostumuksesi tämän selosteen kohdan ”Oikeuksia koskevat pyynnöt” kuvaamalla tavalla.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14.  Mihin voin toimittaa oikeuksia koskevat pyynnöt?

Rekisteriin liittyvät kyselyt ja pyynnöt voi toimittaa joko henkilökohtaisesti paikan päällä esittämällä henkilöllisyystodistuksen tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen toimisto@linja- arkkitehdit.fi. Otsikoi pyyntösi aiheella ”Tietojentarkastuspyyntö”. Voimme tämän jälkeen olla tarvittaessa sinuun puhelimitse yhteydessä, jotta varmistumme henkilöllisyydestäsi.

Vastaamme pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Pyytämäsi tiedot voit noutaa toimipisteestämme etukäteen sovittuna aikana. Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

15.  Tietojen antamisen pakollisuus

Jos et hyväksy henkilötietojesi käsittelyä tämän tietosuojaselostuksen tarkoitusten ja oikeuksien puitteissa, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti

toimintamme tarkoitusta. Niinpä jos et halua, että käsittelemme tietojasi näiden periaatteiden mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

16.  Mistä löydän uusimman, voimassa olevan tietosuojaselosteen?

Päivitämme tähän osoitteeseen aina uusimman tietosuojaselosteen.